Wenn das Meeting wieder dauert...

Neulich frühmorgens im Online-Meeting: Eine Person spricht in die Kamera. Eine andere schaut auf einen zweiten Bildschirm. Ein Mitarbeiter scrollt gelangweilt über sein Handy. Eine Beschäftigte hat Mikro und Kamera ausgeschaltet. Als eine Frage an die Runde geht, offenbart sich, dass niemand richtig zugehört hat.

Um solche Situationen zu vermeiden, sollte jedes Meeting gut vorbereitet sein. Das beginnt bereits bei der Art des Treffens: Je nach Wichtigkeit und Thema kann eine Präsenzveranstaltung, eine Online­-Konferenz oder auch eine Mischung aus beidem die richtige Wahl darstellen. Darüber hinaus gilt es einige Punkte zu beachten:

Ziele definieren
Es ist wichtig, dass vorab klar festgelegt und darüber informiert wird, warum sich das Team trifft. Eine detaillierte Agenda und relevante Vorabinformationen erleichtern den Teilnehmenden die Vorbereitung und Diskussion. Dadurch können umständliche Erklärungen während des Meetings vermieden werden, und die Chance auf das Erreichen konstruktiver Ergebnisse steigt.

Gezielt einladen
Nur diejenigen Personen sollten eingeladen werden, die etwas zum Thema beitragen können. Denjenigen, die nicht eingeladen sind, sollte vermittelt werden, dass ihr Fernbleiben nicht auf mangelnde Wertschätzung zurückzuführen ist. Dies gibt allen die Möglichkeit, ihre Zeit möglichst effektiv zu nutzen.

Ablauf planen
Jedes Meeting sollte im Voraus so genau wie möglich strukturiert werden. Je umfangreicher die Tagesordnung, desto wichtiger sind ein pünktlicher Beginn, eine vorab kommunizierte Zeitplanung und eine klare, ordnende Moderation. So wird vermieden, dass sich einzelne Teilnehmende an Punkten festbeißen und wiederum andere nicht zu Wort kommen. 

Ergebnisse dokumentieren
Im Meeting entstehende Entscheidungen und Arbeitsaufträge sollten möglichst zeitnah in einem Protokoll festgehalten werden. So ist sichergestellt, dass alle Teilnehmenden über Zuständigkeiten und Zielsetzungen im jeweiligen Projekt verbindlich Bescheid wissen. Das Protokoll sollte allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Feedback einholen
Um die Aufmerksamkeit und Zufriedenheit der Teilnehmenden zu erhöhen, ist es wichtig, ihre Meinungen zum Meeting-­Prozess einzuholen.